Opole, dn. 15.01.2026r.
Zapytanie ofertowe nr AT/01/01/2026
Dotyczy zapewnienia zgodności działalności Zamawiającego z przepisami RODO oraz wdrożenie wymagań dyrektywy NIS2
- Zamawiający
Muzeum Polskiej Piosenki w Opolu
Pl. Kopernika 1, 45-040 Opole
NIP: 754-296-52-52, REGON: 160234900
- Tryb udzielenia zamówienia
Zamówienie o wartości szacunkowej poniżej 170.000 PLN netto nieobjęte przepisami ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych. Zastosowanie znajduje regulamin zaciągania zobowiązań, wydatkowania środków finansowych oraz udzielania zamówień publicznych przez Muzeum Polskiej Piosenki w Opolu
- Opis przedmiotu zamówienia
Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług doradczych, organizacyjnych i technicznych na rzecz Muzeum Polskiej Piosenki w Opolu, jako instytucji kultury oraz jednostki organizacyjnej jednostki samorządu terytorialnego, w zakresie zapewnienia zgodności działalności Zamawiającego z przepisami:
- Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO),
- dyrektywy NIS2 oraz krajowych aktów prawnych wdrażających jej postanowienia.
Zamówienie obejmuje przygotowanie przez Wykonawcę oddzielnych wariantów oferty w zakresie RODO oraz NIS2, jak również wariantu obejmującego kompleksową obejmującej oba zakresy.
Zamawiający wymaga złożenia przez każdego Oferenta trzech odrębnych wariantów oferty, z których każdy powinien obejmować:
wariant I – łączną realizację usług określonych w zakresie 1 (RODO) i zakresie 2 (NIS2),
wariant II – realizację wyłącznie usług określonych w zakresie 1 (RODO),
wariant III – realizację wyłącznie usług określonych w zakresie 2 (NIS2).
Zamawiający zastrzega sobie prawo wyboru wyłącznie jednego z przedstawionych przez Oferenta wariantów oferty, bez obowiązku wyboru wariantu o najszerszym zakresie usług, jak również prawo wyboru różnych wykonawców do każdego z zakresów wskazanych w Zapytaniu Ofertowym.
1. Zakres – RODO
Zakres zamówienia obejmuje w szczególności:
- przeprowadzenie audytu dokumentacji oraz stanu zgodności z przepisami RODO,
- analizę procesów przetwarzania danych osobowych realizowanych przez Zamawiającego,
- analizę ryzyka oraz – w razie potrzeby – ocenę skutków dla ochrony danych (DPIA),
- dostosowanie, aktualizację oraz uzupełnienie dokumentacji w celu zapewnienia pełnej zgodności z RODO, w tym w szczególności:
- polityk bezpieczeństwa informacji,
- rejestrów czynności przetwarzania,
- procedur realizacji praw osób,
- procedur zgłaszania i obsługi naruszeń ochrony danych,
- wsparcie we wdrożeniu opracowanych procedur,
- pełnienie funkcji Inspektora Ochrony Danych u Zamawiającego,
- przeprowadzenie szkoleń dla pracowników i kadry kierowniczej Zamawiającego, okresowych w wymiarze jednego w roku i incydentalnych, każdorazowo po wystąpieniu incydentu naruszenia danych, w następującym zakresie:
-
- podstawowe obowiązki Zamawiającego oraz osób działających w jego imieniu wynikające z przepisów dot. ochrony danych osobowych,
- zasady zgodnego z prawem i bezpiecznego przetwarzania danych osobowych, w tym obowiązki organizacyjne i techniczne,
- identyfikację, zgłaszanie oraz reagowanie na incydenty naruszenia ochrony danych osobowych, w tym naruszenia ochrony danych osobowych w rozumieniu art. 4 pkt 12 RODO,
- odpowiedzialność prawną i organizacyjną Zamawiającego oraz osób działających w jego imieniu wynikającą z naruszenia przepisów o ochronie danych osobowych,
- dobre praktyki oraz procedury wewnętrzne Zamawiającego w zakresie ochrony danych osobowych;
-
- bieżące doradztwo oraz wsparcie operacyjne, w tym w szczególności:
- wsparcie przy obsłudze incydentów bezpieczeństwa,
- wsparcie w kontaktach z organem nadzorczym,
- wsparcie przy realizacji obowiązków informacyjnych.
2. Zakres – NIS2
Zakres zamówienia obejmuje w szczególności:
- analizę statusu Zamawiającego jako podmiotu w świetle przepisów dyrektywy NIS2,
- przeprowadzenie audytu bezpieczeństwa informacji oraz systemów IT,
- identyfikację zagrożeń oraz opracowanie analizy ryzyka cyberbezpieczeństwa,
- zaprojektowanie, opracowanie i wdrożenie systemu zarządzania bezpieczeństwem informacji zgodnego z wymaganiami NIS2, w tym w szczególności:
- polityk bezpieczeństwa informacji,
- procedur reagowania na incydenty oraz ich raportowania właściwym organom,
- planów ciągłości działania i planów odtwarzania po awarii,
- zasad zarządzania dostępem oraz bezpieczeństwem systemów,
- przeprowadzenie szkoleń dla kadry kierowniczej i pracowników Zamawiającego okresowych w wymiarze jednego w roku i incydentalnych, każdorazowo po wystąpieniu incydentu naruszenia cyberbezpieczeństwa, w następującym zakresie:
- podstawowe obowiązki Zamawiającego oraz osób działających w jego imieniu wynikające z dyrektywy NIS2 oraz krajowych przepisów wdrażających jej postanowienia,
- zasady zapewnienia bezpieczeństwa systemów informacyjnych oraz ochrony informacji, w tym zarządzania ryzykiem i stosowania środków technicznych i organizacyjnych,
- identyfikację, klasyfikację oraz reagowanie na incydenty bezpieczeństwa systemów informacyjnych, w tym obowiązki raportowe,
- odpowiedzialność prawną i organizacyjną wynikającą z naruszenia przepisów dotyczących cyberbezpieczeństwa,
- dobre praktyki oraz procedury wewnętrzne Zamawiającego w zakresie bezpieczeństwa informacji i zarządzania incydentami;
- zapewnienie stałego wsparcia Zamawiającego w zakresie obsługi incydentów, raportowania oraz aktualizacji dokumentacji.
3. Oferta kompleksowa – RODO + NIS2
Oferta kompleksowa powinna obejmować pełną realizację zakresów określonych w pkt 1 i 2 w sposób zapewniający spójność procedur, dokumentacji oraz systemu zarządzania bezpieczeństwem informacji Zamawiającego.
4. Sytuacja ekonomiczna i finansowa
Wykonawca znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej prawidłowe wykonanie zamówienia.
5. Brak podstaw do wykluczenia
Wobec Wykonawcy nie zachodzą przesłanki wykluczenia z postępowania, w szczególności:
brak zaległości podatkowych i wobec ZUS,
brak prawomocnego skazania za przestępstwa związane z obrotem gospodarczym,
brak otwartego postępowania likwidacyjnego lub upadłościowego.
6. Zdolność do zachowania poufności
Wykonawca zobowiązuje się do zachowania pełnej poufności w zakresie informacji uzyskanych w toku realizacji zamówienia oraz do zawarcia stosownej umowy o zachowaniu poufności (NDA).
7. Wymagania dodatkowe
O zamówienie mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy dysponują osobami zdolnymi do wykonania zamówienia oraz posiadają odpowiednie doświadczenie:
- Wykonawca musi wykazać, że dysponuje co najmniej jedną osobą, która posiada aktualny certyfikat Audytora Wiodącego w zakresie normy ISO/IEC 27001 (np. ISO 27001 Lead Auditor wydany przez akredytowaną jednostkę certyfikującą). Certyfikat musi być wystawione przez niezależną jednostkę certyfikującą, akredytowaną zgodnie z obowiązującymi standardami (np. IRCA, PECB, TÜV, BSI lub równoważne).
- Wykonawca musi wykazać, że dysponuje co najmniej jedną (1) osobą, która posiada ważny certyfikat producenta proponowanego w ofercie rozwiązania w zakresie systemu bezpiecznej kopii zapasowej. Certyfikat musi być wystawiony przez producenta lub autoryzowanego partnera szkoleniowego tego producenta i potwierdzać kompetencje w zakresie wdrażania i/lub administracji proponowanym rozwiązaniem
- Wykonawca musi wykazać, że dysponuje co najmniej jedną (1) osobą posiadającą aktualny certyfikat administratora systemów sieciowych dla urządzeń klasy UTM. Certyfikat powinien być wygenerowany przez producenta urządzeń klasy UTM, znajdującego się na liście Gartnera
- Wykonawca musi wykazać referencje potwierdzające należytą realizację co najmniej jednej usługi, w okresie 3 lat przed terminem składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności przez Wykonawcę jest krótszy, w tym okresie, w zakresie administracji systemów informatycznych (ASI) i audytu bezpieczeństwa wykonanej na rzecz podmiotu publicznego lub jednostki sektora finansów publicznych.
Dokumenty potwierdzające spełnienie powyższych wymagań Wykonawca zobowiązany jest przedłożyć na każde żądanie Zamawiającego.
8. Czas wykonania usługi
Czas wykonania usługi od 01.03.2026r do 28.02.2027r.
- Kryterium oceny ofert oraz sposób obliczenia ceny oferty
Zamawiający wybierze ofertę najkorzystniejszą, na podstawie następującego kryterium:
- Całkowita cena oferty brutto (suma) w danym zakresie lub w pełnym zakresie zamówienia – 100%
- Oferty oceniane będą na podstawie sumy podanej przez Wykonawcę na formularzu ofertowym i obliczane na podstawie następującego wzoru:
P = (Cn:Cb) x 100 pkt x 100%
Gdzie:
P – oznacza ilość punktów przyznanych badanej ofercie;
Cn – oznacza cenę całkowitą brutto oferty najtańszej;
Cb – oznacza cenę całkowitą brutto oferty badanej;
- Oferta powinna zawierać
- Wynagrodzenie netto i brutto za realizację pełnego zakresu zamówienia jak w pkt. III zapytania ofertowego łącznie, jak również wynagrodzenie za realizację zakresu 1 i zakresu 2 osobno.
- W cenie usługi Wykonawca zobowiązany jest ująć wszystkie przewidywane koszty związane z realizacją zamówienia plus podatek VAT naliczony zgodnie z obowiązującymi przepisami na dzień składania ofert oraz wszystkie koszty wynikające z zapisów niniejszego zaproszenia, bez których realizacja zamówienia nie byłaby możliwa.
- Cena oferty musi być wyrażona w złotych polskich.
- Ceny określone przez Wykonawcę zostaną ustalone na okres trwania umowy i nie będą podlegały zwiększeniu.
- Fakturę przelewową na podstawie, której Zamawiający dokona wypłaty wynagrodzenia musi przewidywać termin płatności wynoszący przynajmniej 30 dni.
- Miejsce świadczenia usługi
Budynek Muzeum Polskiej Piosenki w Opolu
- Osoba upoważniona do kontaktu z wykonawcami
Przemysław Merta, tel. 534 831 500, [email protected], w godzinach od 8:30 do 15:30.
- Miejsce i termin składania ofert
Ofertę należy złożyć drogę elektroniczną za pomocą poczty elektronicznej na adres e-mail [email protected] lub osobiście w biurze Muzeum przy Piastowskiej 14A w Opolu, do dnia 23.01.2026r do godziny 12:00. W każdym przypadku oferta powinna być opatrzona podpisem lub podpisami osób umocowanych do reprezentacji wykonawcy. W przypadku składania oferty drogą elektroniczną zarówno formularz oferty, jak i wszystkie ewentualne załączniki powinny zostać podpisane podpisem zaufanym ePUAP albo kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
- Uwagi
- Każdy wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę, w trzech wariantach.
- Treść ofert musi odpowiadać treści zapytania ofertowego.
- Złożenie oferty niezgodnej z obowiązującym prawem lub zapytaniem ofertowym, spowoduje odrzucenie oferty.
- Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy/Wykonawcom, których oferta spełni warunki określone przez Zamawiającego oraz uzyska największą liczbę punktów.
- Niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty informacja zostanie przesłana do wybranego Wykonawcy.
- Zamawiający nie przewiduje zwrotu kosztów udziału w niniejszym postępowaniu, w tym przygotowania ani złożenia oferty.
- Od decyzji Zamawiającego dotyczących postępowania lub rozstrzygnięcia zapytania ofertowego nie przysługują środki odwoławcze.
- W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawcy wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert.
- Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.
- Zamawiający zastrzega sobie możliwość unieważnienia postępowania na każdym jego etapie bez podawania przyczyny.
- Pisemna umowa w sprawie realizacji przedmiotu zamówienia zawarta zostanie z wybranym wykonawcą wg projektu zamawiającego z uwzględnieniem postanowień wynikających z treści zapytania ofertowego oraz danych zawartych w ofercie. W szczególności przewiduje się w ramach tej umowy ustanowienie kar umownych m.in. za nieterminową lub inną, nienależytą realizację zamówienia przez wykonawcę bądź jego części przez wykonawcę oraz nieusuwanie przez wykonawcę w terminie określonym przez zamawiającego wad przedmiotu zamówienia jak również prawo zamawiającego do rozwiązania umowy bez okresu wypowiedzenia w przypadku nienależytej realizacji zamówienia bądź jego części przez wykonawcę.
- Zamawiający niezwłocznie – najpóźniej w następnym dniu roboczym – potwierdzi każdemu Wykonawcy, że jego oferta złożona w formie mailowej dotarła do Zamawiającego, także w formie mailowej. Brak niezwłocznego potwierdzenia Zamawiającego faktu złożenia oferty, obliguje Wykonawcę do zweryfikowania u Zamawiającego faktu dotarcia tej oferty do Zamawiającego. W przypadku zaniechania przez Wykonawcę działań jak w zdaniu poprzednim, Wykonawca nie może powoływać się względem Zamawiającego na fakt złożenia oferty, która nie dotarła do Zamawiającego.
Treść oferty przygotował
Przemysław Merta
